SharePoint 2013 Search

Search is a very big part of almost every SharePoint site but searching through the content is not the goal, finding the correct content is. In this post I will give 8 tips to get better search results!

Refinement panel

Use the refinement panel on the search results page to narrow down the results. When SharePoint displays the search results you can filter the results by using the refinement panel. Common refinement options are result type, author and modified date.

Use Boolean operators

Boolean operators are used to narrow or expand the search results. Capitalization usually does not matter in search, except for operators. For Boolean operators to work correctly they need to be written in capitals.

  • Use AND to narrow your search results. The returned search results include all of the free text expressions
  • NOT Use NOT to narrow your search results. The returned search results don’t include the specified free text expressions or property restrictions.
  • OR Use OR to expand your search to include more terms. The returned search results include one or more of the specified free text expressions or property restrictions.

Use wildcards

Use a wildcard * if you want to be sure to get variations of the term you are looking for or if you are not sure about the spelling.
Example: Project* to search for all item starting with the word project.

Use double quotes

Use double quotes “” to find exact phrases if you are sure about the phrases.
Example: “Progress report”

Use Search shortcuts

SharePoint search has a few handy shortcuts that make searching for specific types of content faster and easier. When using a shortcut SharePoint combines property filters to narrow down the search results. When searching for a document called Projectplan search for projectplan doc instead of projectplan. In the background SharePoint will change the search shortcut from doc into filetype:doc OR filetype:docx, filtering the results and displaying only Word documents.

Search shortcuts Result
Deck or decks Only PowerPoint presentations will be shown
Slide or slides Only PowerPoint presentations will be shown
Doc Only Word documents will be shown
Video Only video files will be shown
Site Only SharePoint sites will be shown
Blog or blogs Blog sites will be shown
Post Only shows the news feed activities
Conversation Only conversations (discussions) will be shown

Use Specifying properties

The most easy way to explain what properties are is to use the less technical term SharePoint uses which is; metadata. Metadata is the data captured to describe the content. By default SharePoint captures a lot of metadata such as document title, document type, last modified date. The main purpose of using metadata is to make sure all the content stored in SharePoint can be found easily.

A basic property restriction consists of the following three parts: a property name a operator and a value. Example: Author:John or Title:Projectplan

7 Use Property restrictions (operators)

When using properties to narrow down the search results it is possible to make the search query even more specific with the use of different property restrictions. The most used and best known is the : operator. When using the : operator the returned results will all be equal to the specified value . There are a lot more operators available a few examples are:

Operator Description Example
: Returns results where the value is equal to the property value (short description) Author:John
= Returns results where the value is equal to the property value Title=Projectplan
< Returns results where the value is less then the property value Created>9/20/2012
> Returns results where the value is greater then the property value Modified<10/10/2012

Search in SharePoint 2013 supports several new property operators. See the full list of the property operators on Keyword Query Language (KQL) syntax referene table 2.

SharePoint 2013 Search tips and tricks

ECM/EDM & SharePoint

Zoals de meesten misschien weten ben ik in de Enterprise Content en Document wereld bekent met vele software pakketten, sorry: platvormen, welke zich bezighouden met collaboration, kennismanagement, en websites. Ik schrijf expliciet platvormen omdat mijn basis voor server gebaseerde applicaties bijna allemaal een *nix zijn en niet Microsoft (Windows Server). Natuurlijk wel met integraties in MSOffice op Windows, en andere content creation software, maar het gebrek aan robuustheid bij de MS platvormen (elke security update een reboot versus het al 3 jaar niet herstart hebben van een *nix server) hebben mijn voorkeur wel degelijk van MS weggeschoven. En dan al die verhalen… Windows Vista -> flop. Windows 8 -> flop….

Het is nu ruim 15 jaar later en ik zit bij een club mensen die zich bezighouden met MS SharePoint implementaties. En er is een boel veranderd. Nee, het werkt niet zo soepel als andere systemen, sorry platvormen, die ik gezien heb. Maar het is wel een stuk verder. Gebruiksvriendelijk? Ja, dat altijd bij MS zo geweest. Intuïtief? Niet meer dan andere MS software, dat zou een nee kunnen zijn. Functioneel? Jazeker! Robuust? Ja, meer en meer.

Ik ben maar begonnen met het verzamelen van SharePoint informatie, er zijn legio bronnen op het internet beschikbaar. En ik wil een certificaat halen. Ik zie de MS server wereld ondertussen wel met nieuwe ogen.
Maar van mijn Mac blijven ze af 😉

New site live: Mediagraphix

Mediagraphix is the place to be for infographics in the netherlands. Whether we talk about maps, cartoons, graphics, etc. Mediagraphix delivers what you want, how you want it for a reasonable price and always on time!

Content Delivery Chain

In mijn tijd bij Philips (dank aan Christ Leijtens) ben ik druk in de weer geweest met Content Delivery. HTML heeft geen geheimen voor me, maar het gebrek aan ‘common sense’ van menigeen marketing persoon slaat bij mij wel de plank mis. PDF bestanden van 50Mb+ op een publieke website. JPG’s met een resolutie van 3240x2780px in 300 DPI (Dots per Inch) voor een thumbnail gebruiken: slim hoor. Bij het begin ontstaan bijna al de problemen al. Zelden ligt het probleem bij de infrastructuur, de hardware of het netwerk, meestal bij de bron of bij de uitgang…

De Content Delivery Chain heeft 5 segmenten:

  1. Content/Code
  2. Applicatie/Web server
  3. Content optimalisatie
  4. Infrastructuur/Netwerk
  5. Eindgebruiker

Onderstaand: de content delivery chain.

Content Delivery Chain

Posted in Uncategorized

Cafetaria Administratie Kantoor & DIGI-DESK

Ik-Jij-Zij encourages new innovations and initiatives. One innovation in which we participate and support the marketing is cafetaria administratiekantoor. A better method for cost savings in the horeca accounting whereby you yourself can prepare most of the work in a set of easy steps, and with the help of DIGI-DESK, even without any errors.

Posted in UncategorizedTagged